Phương pháp 5 Whys là một công cụ mạnh mẽ để giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc và cuộc sống. Với phương pháp này, bạn có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp thích hợp để ngăn chặn vấn đề tái diễn.
Vậy 5 Whys là gì? Bạn đã từng sử dụng 5 Whys chưa và liệu phương pháp này có thực sự hiệu quả như vậy? Đọc bài viết dưới đây để cùng đào sâu về phương pháp này nhé!
5 Whys – 5 câu hỏi tại sao
Trong cuộc sống, chúng ta vẫn thường có thói quen đặt câu hỏi để tìm ra nguồn gốc của mọi vấn đề. Phương pháp 5 Whys có thể được áp dụng để tìm ra những nguyên nhân sâu xa nhất và giúp chúng ta giải quyết vấn đề từ tận gốc.
Phương pháp 5 Whys là gì?
5 Whys là một phương pháp đưa ra các câu hỏi liên tục để tìm ra nguyên nhân sâu xa của một vấn đề hoặc sự cố. Ý tưởng của kỹ thuật này là đặt ra câu hỏi “tại sao” cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề.
Phương pháp 5 Whys tập trung vào việc hỏi và trả lời
Con số 5 là một con số tượng trưng, càng hỏi nhiều thì người sử dụng càng hiểu sâu hơn về nguyên nhân của vấn đề và có thể tìm ra giải pháp để giải quyết chúng.
Phương pháp 5 Whys thường được sử dụng trong quản lý chất lượng và quản lý quá trình để tìm ra nguyên nhân sự cố và ngăn chặn tái diễn. Ngoài ra, nó cũng được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh đến sản xuất và dịch vụ khách hàng.
Nguồn gốc của 5 Whys
Cha đẻ của kỹ thuật 5 Whys là Sakichi Toyoda – nhà sáng lập thương hiệu nổi tiếng Toyota và sở hữu danh hiệu “Vua của các nhà phát minh Nhật Bản. Phương pháp này trở nên phổ biến vào những năm 1970 và vẫn được Toyota sử dụng cho đến ngày nay.
Trong cuốn sách “Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production” của Taiichi Ohno được xuất bản vào năm 1978 đã đề cập đến 5 Whys như một phương pháp quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề và ngăn ngừa chúng lặp lại.
Cha đẻ của phương pháp 5 Whys – Sakichi Toyoda
Ứng dụng của 5 Whys
Phương pháp 5 Whys thường được sử dụng để giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống, một số có thể kể đến bao gồm:
Xác định cốt lõi của vấn đề
5 Whys giúp bạn đặt câu hỏi liên tục cho đến khi tìm ra nguyên nhân mấu chốt, giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề đang gặp phải và có hướng xử lý triệt để, tận gốc.
Cải thiện quy trình
Phương pháp này có thể được sử dụng để phân tích các quy trình và tìm ra nguyên nhân của vấn đề trong quy trình đó. Sau khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi, quy trình sẽ được cải thiện và vận hành trơn tru hơn.
Cải thiện sản phẩm
Kỹ thuật 5 Whys có thể được sử dụng để phân tích nguyên nhân của các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm và đưa ra các giải pháp để cải thiện chất lượng sản phẩm.
5 Whys giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất
Thúc đẩy hợp tác nội bộ
Khi mọi người đều có cùng một hiểu biết về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong việc đưa ra các giải pháp và tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề và không đổ lỗi cho nhau.
Giải quyết các vấn đề cá nhân
5 Whys cũng có thể được áp dụng để giải quyết các vấn đề cá nhân, bao gồm các vấn đề sức khỏe, tài chính hoặc mối quan hệ. Cùng xem xét một ví dụ sau: Giả sử bạn là người hay đi làm trễ, chúng ta sẽ tiến hành đặt câu hỏi và trả lời chúng.
- Tại sao tôi bị muộn trong buổi họp sáng? Trả lời: Tôi dậy muộn.
- Tại sao tôi dậy muộn? Trả lời: Tôi thức khuya.
- Tại sao tôi thức khuya? Trả lời: Tôi không thể ngủ được vì tôi quá lo lắng về công việc.
- Tại sao tôi quá lo lắng về công việc? Trả lời: Tôi sợ không hoàn thành được nhiệm vụ trong thời hạn.
- Tại sao tôi sợ không hoàn thành được nhiệm vụ trong thời hạn? Trả lời: Tôi cảm thấy áp lực và không chắc chắn về khả năng của mình.
Từ phân tích trên, nguyên nhân gốc rễ là bạn bị thiếu tự tin về năng lực của mình và tự tạo áp lực cho bản thân. Lúc này, vấn đề bạn cần giải quyết là tìm cách tăng sự tự tin của mình bằng cách rèn luyện kỹ năng và nên nhờ đến sự tư vấn của một người có kinh nghiệm.
Có thể áp dụng kỹ thuật 5 Whys trong vấn đề cá nhân
Quy trình phân tích theo 5 Whys
Trong công việc, phân tích 5 Whys có thể là phương pháp hiệu quả để tìm ra vấn đề một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, trước khi đặt câu hỏi dồn dập thì bạn hãy làm theo quy trình sau để ứng dụng kỹ thuật này hiệu quả hơn.
Bước 1: Nhận diện vấn đề
Việc đầu tiên mà bạn cần làm là xác định vấn đề mà mình muốn giải quyết. Hãy liệt kê những vấn đề và những dữ kiện liên quan để chuẩn bị cho phân tích ví dụ như vấn đề sản phẩm, quy trình, chất lượng, dịch vụ,…
Bước 2: Hỏi và trả lời
Ở bước này, bạn sẽ tiến hành đặt câu hỏi, câu hỏi sau dựa trên câu trả lời trước đó. Hãy hỏi tại sao vấn đề xảy ra và ghi lại câu trả lời. Sau đó hỏi tiếp tại sao câu trả lời đó lại xảy ra và ghi lại câu trả lời tiếp theo. Đặt câu hỏi liên tiếp cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Tiến hành hỏi và trả lời liên tục đến khi tìm ra vấn đề
Bước 3: Xác định nguyên nhân
Từ những câu trả lời, bạn sẽ tìm ra được ít nhất một nguyên nhân giải thích cho việc vì sao vấn đề xuất hiện và xác định các hậu quả của vấn đề đó. Việc này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và ảnh hưởng của vấn đề đó đến hoạt động và tổ chức của bạn.
Bước 4: Đề xuất giải pháp
Sau khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và hiểu rõ hơn về hậu quả của nó, hãy tìm ra các giải pháp để giải quyết vấn đề. Hãy tập trung vào các giải pháp có thể giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Bước 5: Thực hiện các giải pháp và theo dõi kết quả
Hãy thực hiện các giải pháp đã đề xuất và theo dõi kết quả. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá tính hiệu quả của các giải pháp và tìm ra những điều chỉnh cần thiết nếu có.
Ưu, nhược điểm của 5 Whys
Bất kỳ một phương pháp nào cũng có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, chúng ta nên chọn phương pháp nào phù hợp nhất với mục đích và nhu cầu của mình để giải quyết vấn đề nhanh nhất. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của kỹ thuật 5 Whys.
Ưu điểm
- Đơn giản, dễ thực hiện.
- Áp dụng được trong cả công việc và cuộc sống hằng ngày.
- Giải quyết vấn đề toàn diện.
- Hỗ trợ cải thiện chất lượng và hiệu quả.
Có thể áp dụng 5 Whys cho nhiều lĩnh vực khác nhau
Nhược điểm
- Không thể ứng dụng cho những vấn đề quá phức tạp.
- Chịu ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của người trả lời.
- Có thể bỏ sót những nguyên nhân khác.
- Đòi hỏi tư duy logic.
Bí kíp vận dụng 5 Whys hiệu quả
Tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của vấn đề mà việc áp dụng phương pháp 5 Whys cũng có những lưu ý nhất định để việc phân tích đạt hiệu quả tốt nhất. Hãy ghi nhớ những điều sau để có được kết quả chính xác và khách quan nhất:
Không chỉ trích lỗi cá nhân
Trước khi thực hiện phỏng vấn, hãy tạo niềm tin với người trả lời để họ cảm thấy thoải mái và trả lời trung thực. Nếu quá dồn ép, họ có thể e ngại việc bị chỉ trích nếu làm sai và đưa ra câu trả lời không chính xác.
Không giới hạn số lần hỏi
Nếu cần thiết, bạn có thể tiếp tục đặt câu hỏi hơn 5 lần để đảm bảo tìm ra mấu chốt của vấn đề. Như đã đề cập ở trước đó, 5 chỉ là một con số tương đối và bạn hoàn toàn có thể hỏi thêm nếu cảm thấy chưa tìm được nguyên nhân cuối cùng.
Tận dụng góc nhìn đa chiều
Nếu bạn đang phân tích theo nhóm, hãy hỏi từng người và ghi lại câu trả lời của họ. Điều này có thể giúp bạn tìm ra nhiều nguyên nhân cùng gây ảnh hưởng và xem xét vấn đề một cách toàn diện hơn.
Hãy hỏi nhiều người để có góc nhìn đa chiều
Đặt đúng câu hỏi
Muốn xác định được đúng nguyên nhân cốt lõi và giải quyết tận gốc thì bắt buộc bạn phải xác định đúng vấn đề và tập trung vào nó. Nếu đặt câu hỏi không đủ rõ ràng hoặc sai vấn đề thì phân tích sẽ đi sai hướng và không giải quyết được gì.
Lưu giữ nội dung phân tích
Hãy ghi lại các câu hỏi và câu trả lời để phòng hờ trường hợp sau này cần sử dụng lại hoặc xem xét lại phân tích nếu phương án giải quyết không có hiệu quả.
Lời kết
Phương pháp 5 Whys là một công cụ giải quyết vấn đề rất hữu ích và có thể ứng dụng trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Hy vọng rằng qua bài viết trên của TikkiT.vn, bạn đã hiểu 5 Whys là gì cũng như có kiến thức đầy đủ về kỹ thuật này.
Chúc bạn ứng dụng thành công phương pháp này và hãy theo dõi để được cập nhật nhiều kiến thức thú vị nhé!
